Деловое письмо на английском

    Официальное общение в бизнесе невозможно без переписки. Но писать письма на английском трудно большинству сотрудников, для которых английский язык не родной. Рассмотрим, как написать деловое письмо на английском языке.

    Виды деловых писем

    Деловые письма бывают разные. И для каждого характерны свои выражения и конструкции.

    Letter of complaint (письмо-жалоба)

    Письмо-жалобу составляют при недовольстве качеством товара или сервиса.

    Такое письмо несет главные функции:

    • выражает жесткую позицию,
    • при этом остается вежливым,
    • четко указывает, что вы хотите в качестве компенсации.

    Пример letter of complaint

    Cover letter for your job application (сопроводительное письмо)

    Обязательное дополнение к любому резюме. Оно повысит шансы на успех, если вы грамотно обоснуете свою заинтересованность.

    Пример cover letter

    Cold contact cover letter (холодное сопроводительное письмо)

    Особый вид сопроводительного письма к резюме. Для таких компаний, которые не объявляли о вакансиях. Они вас не ждут, а может просто еще не знают, что вы им нужны, спросить никто не запрещает.

    Пример сold contact cover letter

    Inquiry letter (письмо-запрос информации)

    Такое письмо используются для запроса дополнительной информации. В сообщении вы описываете, что нужно и аргументируете для каких целей.

    Пример inquiry letter

    Letter of  recommendation (рекомендательное письмо)

    Потенциальные работодатели часто запрашивают у соискателей рекомендательные письма перед наймом. Обычно это описание ваших отношений от предыдущего руководителя или наставника.

    Пример letter of  recommendation

    Invitation letter (письмо-приглашение)

    Здесь все просто, вы сообщаете о мероприятии заранее.

    Функции такого письма:

    • Информирование,
    • Подтверждение участия.

    Оно может быть официальным или неофициальным, на бумаге, электронном носителе и даже в устной форме.

    Пригласительные письма часто необходимы, когда вы подаете заявление на визу.

    Пример invitation letter

    Letter of rejection (письмо-отказ)

    Правилом хорошего тона считается писать письма и в случае отказа. Такое сообщение может поддержать интерес и позволит выстроить партнерские отношения в перспективе.

    Пример letter of rejection

    Resignation letter (заявление об увольнении)

    Это сообщение работника непосредственному руководителю с датой последнего рабочего дня. Часто оно содержит причины такого решения, но это не является обязательным.

    Пример resignation letter

    Thank you letter (письмо-благодарность)

    Даже краткие письма-благодарности - отличный способ построить хорошие отношения как в бизнесе, так и в личной жизни.

    Пример thank you letter

    Как оформить деловое письмо

    Это важный момент, которым не стоит пренебрегать. Ошибки часто трактуют как неуважение к получателю. Разберем, как правильно написать деловое письмо по-английски.

    Основные принципы оформления:

    1. Деление на абзацы

    Деловое письмо - не бесконечная простынь. Иначе цель сообщения - быть понятым, не будет достигнута.

    Правило простое: один абзац - одна мысль. Сам абзац начинается без отступа слева, между двумя абзацами остается пустая строка.

    2. Отказ от сокращений

    В бизнес-переписке не допускается использовать сокращенные формы. Например, I’m writing to introduce myself… Сокращение “I’m” использовать нельзя. Правильно будет написать I am writing to introduce myself…

    3. Эмоциональная нейтральность

    В деловых письмах не стоит использовать эмоционально окрашенные идиоматические выражения и фразовые глаголы.

    4. Краткость

    Не стоит “лить воду”, пытаясь добавить веса письму, если вы не знаете, как составить деловое письмо. В мире бизнеса крайне ценится время, на прочтение имейла никто не потратит больше минуты.

    В идеале письмо не должно занимать больше половины страницы с учетом деления на абзацы, вступительной и завершающие фраз.

    5. Вежливость

    Даже если в письме вы обозначаете крайнее недовольство и угрожаете судебным процессом, вы должны оставаться вежливым. Лучше использовать пассивные конструкции (так вы смягчаете удар, как бы оправдывая действия адресата обстоятельствами) и обороты, типа “как мне кажется”, “если я не ошибаюсь”, “я вынужден”.

    Структура официального письма

    Вне зависимости от типа все деловые письма имеют одинаковую структуру:

    • контактные данные отправителя
    • дата
    • контактные данные адресата
    • обращение
    • тело письма
    • завершающая фраза
    • подпись

    Разберем каждую часть письма более подробно.

    Контактные данные отправителя

    Контактные данные отправителя обычно помещается в правом верхнем углу страницы. Они должны быть полными и точными в том случае, если получатель письма желает связаться с отправителем для дальнейшего общения. Лучше указать следующую информацию:

    • имя
    • вашу должность
    • организацию, которую представляете
    • ваш адрес
    • номер телефона
    • электронный адрес

    Дата

    Дата указываете под контактными данными отправителя в правом верхнем углу. Это дата отправления письма.

    Контактные данные адресата

    Контактные данные адресата указываются в левом углу, отступив строчку от даты. Здесь указываем:

    • имя адресата
    • должность
    • название компании
    • адрес компании

    Приветствие

    Здесь вы приветствуете человека, которому адресуете письмо. Имейте в виду, что это официальное письмо, поэтому приветствие должно быть уважительным и не слишком личным.

    Общие приветствия для официальной переписки - “Sir” или “Madam”. Если вы знаете имя человека, можно написать “Mr. XYZ” or “Ms. ABC”. Но помните, что вы не можете обращаться только по имени. Это должно быть полное имя или только фамилия. Если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь, используйте фразу "To Whom It May Concern".

    Тело письма

    В этом разделе излагается основное содержание письма. Тело письма делится на 2-3 абзаца. Но цель вашего сообщения должна быть понятна сразу.

    Завершающая фраза

    Завершить письмо следует короткой фразой типа “Yours Faithfully” или “Yours Sincerely”. Завершающая фраза пишется на правой стороне листа.

    Подпись

    Любое письмо должно быть подписано. Ваше имя следует указать слева под завершающей фразой.

    Часто употребляемые выражения

    Обращение

    • Dear Mr Green
    • Dear Ms Luck
    • Dear Sir
    • Dear Sirs
    • Dear Madam
    • Dear Sir or Madam
    • Gentlemen

    Фразы для начала письма

    В первом абзаце тела письма следует указать причину написания. Для каждого типа письма характерны свои вступительные фразы.

    Letter of complaint (письмо-жалоба)

    • I am writing in order to complain about
    • I am writing to complain about
    • I am writing regarding
    • I am writing to express my dissatisfaction with

    Inquiry letter (письмо-запрос информации)

    • I am writing to inform you about ...
    • I am writing to ask/inquire about ...
    • I am writing to ask about information for small businesses.
    • I am writing to inform you that we have not yet received payment for ...

    Letter of Recommendation (рекомендательное письмо)

    • I am writing this letter at the request of [name of requestor].
    • This is in response to your recent request for a letter of recommendation for [name].
    • I am pleased to be able to write this letter of recommendation for [name].

    Invitation letter (Письмо-приглашение)

    • You are cordially invited…
    • We would like to invite you to…

    Letter of resignation (заявление об увольнении)

    • Please accept this letter as notice of my resignation from my position as...
    • I present my letter of resignation as [your position here].

    Фразы, которые могут быть использованы в разных типах писем

    • We are writing to inform you (to confirm/to request) that ...
    • I am contacting you for the following reason.
    • Having seen your advertisement in ... , I would like to ...
    • I would be interested in (obtaining/receiving) ...
    • I received your address from ... and would like to ...
    • I am writing to tell you about ...

    Заключительные фразы

    • If we can be of any further assistance, please let us know
    • If I can help in any way, please do not hesitate to contact me
    • If you require more information ...
    • For further details ...
    • Thank you for taking this into consideration
    • Thank you for your help.
    • We hope you are happy with this arrangement.
    • We hope you can settle this matter to our satisfaction.

    Написание деловых писем - навык, который приходит с практикой. Отработать свои умения можно на курсах по деловому английскому из коллекции onlylingua.com

    Товары к статье
    Английский для бизнес переписки (Ольга Ломова)
    В сжатые сроки развить необходимые навыки деловой переписки на английском языке
    курс, интенсив
    английский
    бизнес курс, курс по письму
    грамматика, словарный запас, письмо
    А2 ниже среднего, В1 средний, В2 выше среднего
    подростки (12-18 лет), взрослые (18+)
    до 10 часов
    4000 руб
    Professional English (Star Talk)
    Отработать основные навыки деловой коммуникации на английском: Small Talk, презентации, переговоры, переписка, общение по телефону.
    курс
    английский
    бизнес курс
    грамматика, устная речь, словарный запас, аудирование, письмо, чтение
    А2 ниже среднего, В1 средний, В2 выше среднего, С1 продвинутый
    взрослые (18+)
    до 3 месяцев
    11990 руб
    Academic writing workshop (Валерия Климова)
    Интенсив IELTS writing с разбором эссе от эксперта по academic writing. ✓Старт дата уточняется ✓Для уровней В1+ ✓Длительность 1 месяц
    курс
    английский
    подготовка к экзаменам, курс по письму
    письмо
    В1 средний, В2 выше среднего
    взрослые (18+)
    до 1 месяца
    8700 руб
    Последние записи
    Наверх!
    Корзина